一般而言,企業成長的三部曲,在內部管理方面有所謂的「創業型治理」(屬於人治時期),接著進化到「混合型治理」(制度時期),最後跨入「現代化治理」 (法治時期)。因此,面對強調「公司治理」,妥善照顧股東與投資者的思潮與法律要求下,企業「內部控制」的建立與實施,就屬於法治的範疇。
在一次 聚會中,談及企業內部控制的九大循環,即「生產、採購及付款、銷售及收款、薪工、研發、固定資產、融資、投資以及電腦資訊系統」,在建立內控制度的流程與 實際查核作業方面,發現仍然有些未及深入探討或者觀念有所差距,其實在建立企業有效經營的領域裡,內稽內控早已是跟國際接軌的企業內部管理機能之一,只是 企業間組織機能與工具,因企業規模大小不一,而存有差距,但對內部控制的基本概念應是相同的。蓋,內部控制由企業內部經理部門設計,並經內部呈報程序由董 事會審議通過而實施。至其目的不外達成營運效果與效率、財務報表與管理報表的可靠,以及遵行相關法令。至於內部控制處理準則方面,大概涵蓋法令授權、適用 範圍、內控目的、內控設計及執行、內控檢查(包含內部稽核、自行檢查及出具內控聲明書和會計師每年的專案審查),此外尚包括對子公司的監理,最後是附則, 例如懲處的規定、修訂層級等。為期有效落實內控的執行,董事會應有明確的領導風格、管理哲學和道德面相,而經理部門與員工,更應對企業文化、領導風格、管 理哲學、道德觀念、行為標準與控制意識,能有團隊學習的環境,並真正提供內部學習與培訓的課程,以期在日常作業中可以依循相關規定確實辦理。因此針對內部 控制提出若干意見,以供參考。

一•基本查核概念
內部控制九大循環建立之前,通常企業會先制定「政策」,再循以制定「作業規定、實 施細則」,然後再據以制定「內控檢查項目」,此一制度性的建立,是內控有效執行的基本條件。同時,為有效實施內部自行檢查(部門間相互檢查),更須企業內 部人員熟悉所有規章、規定或細則,方能有效查核作業的正確性。這也是企業內部團隊學習重要的一環,是企業成長必要的基本條件。
企業內部乙套內控查核準則,適用於企業內部組織、分支公司,若有海外單位,當然有關作業規定要先依照海外當地國家法律規定,然後再按照公司所制定之內控查核準則辦理。

二•內控基本認知
在建立內控制度時,公司內部人員應對公司所有法規、實施細則,乃至各有關之法律與主管機關的規定,都應依據「遵行法規」的共識,強力建立自我要求適法性的堅持。
再者全體經理人更應誠實的按期依規,提供有關財務報表,以及董事會或審計委員會要求的管理報表,若此,對內控的建立與執行方屬有效,而不虛擲浪費。
接著對內部控制應該形成企業文化,作為全公司所有人員的共同認知與共同語言,有關作業規定不因執行人員不同而有差別。但對於基層第一線人員,面對消費者的反應,卻須制定適當的授權規定,方能及時有效解決消費者的問題,也避免消費爭議的發生。
此外,針對作業流程的風險點(風險因素),則應特別於內控查核項目中,成為重要的自行查核重點,如此方能真正有效執行內控查核。

三•內控實施的查核工具
應 該針對各項作業規定制定內控檢核表,亦即工作底稿,此一工作底稿可供稽核人員與各單位自行檢查使用。再者,應每年按期實施內部人員內控訓練班,並作為團隊 學習的一環。接著對於董事長與總經理簽署的內控聲明書,更應有乙套嚴謹的規定,務期不能陷企業負責人於不義。最後對於公司內部法規、規定與細則,應隨時根 據法律與主管機關的修法而跟著修訂,期使經營管理的有效性。
其實為期內控有效執行,每一單位每一位經辦,均應制定工作手冊,一方面可深入了解各項作業規定,同時也有利於培訓人員,並且快速有效執行工作輪調制度。
在執行內控制度時,也應同時檢討公司組織機能的補強,務期在組織有效運作之下,作好內控制度。

四•根據產業特性調節查核項目
由 於每個產業與企業規模有別,因此宜根據產業特性,設計內部控制的必要規定或項目,以期內控查核項目有利於風險管理制度的有效運行,並符合企業經營的產業特 性需求。尤其對於風險評估方面,更應依據企業經營環境,以及企業內部規章與法令,檢視作業過程中的風險辨識,並且據以分析風險、評量風險可容忍度,據以制 定風險等級,同時選擇風險處理的組織層級和回應方式,最後並撰作處理報告。但若涉及重大風險則應於第一時間呈報總經理或董事長,以隨時掌握風險處理流程, 勿期避免傷害企業利益。其實就企業經營而論,目前內控內稽的角色與功能,已由「企業防腐劑」進化到「企業健診醫生」,亦即內控功能已經鋭化到追隨經營環境 的變動,相關法令的頒佈或修訂,積極掌握顧客的需求,強調注重企業營運目標的有效甚至超標達成,同時經常性的注意作業流程與風險點,甚至第一線作業人員的 情緒變化,現場硬體設施與作業環境的安全衛生,管理人員的領導能力等,並將相關事項列入內控工作底稿,據以查核,以期為企業創造價值,這或許是內控內稽更 為正面的意義。

2013•07•08•記

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